Een van de hardnekkigste misverstanden in het MKB: "onze data staat in de cloud, dus die is veilig." Microsoft zorgt inderdaad dat de dienst beschikbaar blijft en dat servers niet uitvallen. Maar Microsoft is niet verantwoordelijk voor het terughalen van úw bestanden nadat een medewerker ze heeft gewist of een aanvaller ze heeft versleuteld.
Dat heet het gedeelde verantwoordelijkheidsmodel, en het staat gewoon in de voorwaarden. Alleen leest vrijwel niemand die.
Wat Microsoft wél doet
Microsoft zorgt voor de beschikbaarheid van het platform, voor redundantie tussen datacenters en voor beveiliging van de infrastructuur zelf. Daarnaast zijn er beperkte herstelmogelijkheden op korte termijn: verwijderde e-mail blijft standaard een periode in de map Verwijderde items en daarna nog even in een herstelbare map, en verwijderde SharePoint-bestanden komen in prullenbakken met een beperkte bewaartermijn.
Die termijnen zijn bedoeld voor het klassieke "oeps, verkeerde knop" en lopen doorgaans in de orde van weken tot enkele maanden, niet jaren.
Waar het misgaat in de praktijk
De problemen ontstaan precies buiten die termijnen, en die situaties komen vaker voor dan u denkt.
Scenario's waarin standaard-retentie tekortschiet
- Een medewerker gaat uit dienst, de licentie wordt opgezegd en na de bewaartermijn is de complete mailbox weg, inclusief jaren aan klantcorrespondentie.
- Er blijkt maanden later een map te ontbreken die iemand per ongeluk heeft verwijderd; de prullenbak is dan allang geleegd.
- Een gecompromitteerd account verwijdert of versleutelt bestanden die synchroon lopen met OneDrive.
- Een geschil met een klant vereist e-mailverkeer van drie jaar geleden dat niet gearchiveerd is.
- Een verkeerd ingestelde retentieregel wist automatisch documenten die u nodig had.
Wat een echte 365-back-up toevoegt
Een externe back-upoplossing maakt meerdere keren per dag onafhankelijke kopieën van uw mailboxen, SharePoint-sites, Teams-gesprekken en OneDrive-mappen, en bewaart die zo lang als u wilt. Doorgaans in een andere omgeving dan Microsoft zelf, zodat een probleem bij de één u niet meteen alles kost.
Even belangrijk is het terugzetten. Met een goede oplossing herstelt u één losse e-mail, één map of een complete mailbox, zonder dat u de rest overschrijft. Dat scheelt bij een incident uren zoekwerk.
Wat kost het?
Reken op enkele euro's per gebruiker per maand. Voor een bedrijf met twintig medewerkers is dat een bedrag in dezelfde orde als een paar kopjes koffie per persoon per maand.
Zet dat af tegen het scenario waarin de complete correspondentie van uw verkoopafdeling verdwijnt. Wij hebben zelden een klant meegemaakt die achteraf vond dat dit een verkeerde uitgave was.
Uw 365-omgeving veilig ingericht
- Er is een externe back-up van mail, OneDrive, SharePoint en Teams.
- De bewaartermijn sluit aan op uw wettelijke en praktische bewaarplicht.
- Er is een procedure voor wat er met data gebeurt als iemand uit dienst gaat.
- U kunt één losse e-mail terugzetten zonder een hele mailbox te overschrijven.
- De hersteltest is minstens één keer daadwerkelijk uitgevoerd.