In vrijwel elk MKB-bedrijf bestaat het: een Excel-bestand met inloggegevens, op een gedeelde netwerkschijf, waar de hele afdeling bij kan. Of een groepsapp waarin ooit een wachtwoord is gedeeld. Het is praktisch, en het is een van de grootste risico's in uw organisatie.
Een zakelijke wachtwoordmanager lost dit op, en levert bovendien iets op waar ondernemers zelden aan denken: overzicht over wie toegang heeft tot wat.
Waarom het huidige systeem niet houdbaar is
Het probleem met een gedeeld bestand is niet alleen dat het gelezen kan worden. Het is dat u niet weet wie het gelezen heeft, wie het gekopieerd heeft en wie er na vertrek nog steeds over beschikt.
Daarnaast leidt het onvermijdelijk tot hergebruik van wachtwoorden. Wie tien systemen moet onthouden, kiest variaties op hetzelfde thema. Lekt er één, dan liggen de rest binnen handbereik.
Wat een zakelijke variant toevoegt
Een persoonlijke wachtwoordmanager kent u misschien al. De zakelijke versie voegt daar beheerfuncties aan toe die het verschil maken voor een organisatie.
Functies die u zakelijk nodig heeft
- Gedeelde kluizen per team of project, zodat de administratie andere toegang heeft dan de buitendienst.
- Delen zonder tonen: iemand kan inloggen zonder het wachtwoord zelf te zien.
- Direct intrekken van alle toegang als iemand uit dienst gaat.
- Signalering van zwakke, hergebruikte of gelekte wachtwoorden.
- Inzicht voor de beheerder in welke accounts er überhaupt bestaan.
De uitdienstprocedure
Vraag uzelf af: als uw commercieel medewerker morgen vertrekt, weet u dan precies tot welke systemen hij toegang had? Bij de meeste bedrijven is het antwoord nee, en blijven accounts bij leveranciersportalen, marketingtools en webshops jarenlang actief.
Met een centrale kluis is dit één handeling. Dat is niet alleen veiliger, het bespaart ook geld: wij treffen bij nieuwe klanten regelmatig abonnementen aan die al jaren doorlopen voor mensen die er niet meer werken.
Invoeren zonder gemor
De weerstand zit in de gewenning, niet in de techniek. Begin daarom niet met alles tegelijk. Zet eerst de gedeelde accounts erin, want daar zit het grootste risico en de meeste dagelijkse ergernis.
Laat medewerkers hun persoonlijke werkaccounts er daarna geleidelijk bij zetten. Vrijwel iedereen is binnen twee weken om, simpelweg omdat automatisch invullen sneller werkt dan overtypen uit een Excel-bestand.
Wachtwoordbeheer op orde
- Er staan geen wachtwoorden meer in Excel, e-mail of chatberichten.
- Gedeelde accounts staan in een teamkluis met beheerde toegang.
- Bij uitdiensttreding wordt alle toegang in één handeling ingetrokken.
- Hergebruikte en gelekte wachtwoorden worden gesignaleerd en vervangen.
- De wachtwoordmanager zelf is beveiligd met multifactor-authenticatie.