Vraag een willekeurige ondernemer of er back-ups worden gemaakt en het antwoord is bijna altijd ja. Vraag door wanneer voor het laatst is getest of die back-up daadwerkelijk terug te zetten is, en het wordt stil.
De 3-2-1 regel is de eenvoudigste manier om te beoordelen of uw back-up daadwerkelijk bescherming biedt of alleen een gerust gevoel geeft.
De regel in drie cijfers
Drie kopieën van uw data: het origineel plus twee back-ups. Twee verschillende soorten opslagmedia, zodat het falen van één type u niet alles kost. En één kopie buiten de deur, fysiek gescheiden van uw kantoor.
Die laatste is waar het bij MKB-bedrijven het vaakst misgaat. Een externe schijf die in de serverkast naast de server ligt, is geen back-up buiten de deur. Bij brand, waterschade of diefstal bent u beide kwijt.
De moderne aanvulling: 3-2-1-1-0
Ransomware heeft de regel achterhaald gemaakt, omdat aanvallers tegenwoordig gericht back-ups opsporen en versleutelen. Daarom is de regel uitgebreid met twee cijfers.
Wat de extra cijfers betekenen
- De extra 1 staat voor één kopie die offline of onveranderbaar is: een aanvaller met volledige beheerrechten kan deze niet wissen of overschrijven.
- De 0 staat voor nul fouten bij het terugzetten: u heeft daadwerkelijk getest dat herstel lukt, niet alleen dat de back-uptaak groen aangeeft.
Het verschil tussen synchroniseren en back-uppen
Dit is de meest voorkomende misvatting die wij tegenkomen. OneDrive, Dropbox en Google Drive synchroniseren: wat u op de ene plek wijzigt, wijzigt overal mee. Verwijdert of versleutelt u een bestand, dan gebeurt dat dus ook in de cloud.
Versiegeschiedenis biedt een zekere bescherming, maar is beperkt in bewaartermijn en dekt niet alles. Een echte back-up maakt onafhankelijke kopieën met een eigen bewaarbeleid, waarbij u kunt teruggaan naar een moment van weken geleden.
Hoeveel data mag u verliezen?
Twee vragen bepalen uw hele back-upinrichting. Hoeveel werk mag u kwijtraken, uitgedrukt in tijd? En hoe lang mag herstel duren voordat het echt pijn doet? Het eerste bepaalt hoe vaak u back-upt, het tweede bepaalt hoe u herstelt.
Een administratiekantoor dat een dagdeel aan boekingen kwijtraakt, heeft een probleem. Een bouwbedrijf waarvan de tekeningen een dag oud zijn, komt er meestal mee weg. Beantwoord deze vragen expliciet in plaats van de standaardinstelling van uw software te accepteren.
Uw back-up doorlichten
- Er zijn minimaal drie kopieën van uw bedrijfsdata, op twee soorten opslag.
- Minstens één kopie staat fysiek buiten uw pand of in een gescheiden cloudomgeving.
- Minstens één kopie is onveranderbaar of offline, zodat ransomware er niet bij kan.
- Er wordt periodiek daadwerkelijk teruggezet als test, met een vastgelegde uitkomst.
- U weet hoeveel data u maximaal verliest en hoe lang herstel duurt.