Investeringen in ICT worden vaak weggezet als kostenpost, omdat de opbrengst onzichtbaar is: er gebeurt niets, en dat is precies de bedoeling. Om die afweging eerlijk te maken, moet u weten wat het alternatief kost.
In dit artikel staat een rekenmodel dat u in tien minuten voor uw eigen bedrijf kunt invullen. De uitkomst verrast de meeste ondernemers.
De directe kosten: stilstaand personeel
Begin met de eenvoudigste post. Neem het aantal medewerkers dat bij een storing niet kan werken en vermenigvuldig dat met de gemiddelde kosten per uur, inclusief werkgeverslasten. Bij tien medewerkers en veertig euro per uur is dat vierhonderd euro per uur.
Wees eerlijk over het aantal. Bij een netwerkstoring kan vaak niemand meer bij bestanden, e-mail en telefonie. "Ze doen dan wel wat anders" klopt zelden langer dan het eerste uur.
De posten die iedereen vergeet
De personeelskosten zijn meestal het kleinste deel. Wat er daadwerkelijk in hakt zit in de omzet en het herstel.
Kosten die u moet meerekenen
- Gemiste omzet: orders die niet geplaatst worden, klanten die niemand aan de lijn krijgen en doorlopen naar de concurrent.
- Inhaalkosten: overwerk en weekendwerk om de achterstand weg te werken.
- Herstelkosten: uren van specialisten, eventueel nieuwe hardware, soms een extern incidentteam.
- Contractuele schade: boeteclausules of niet gehaalde levertermijnen bij opdrachtgevers.
- Reputatieschade: de moeilijkst te becijferen post, maar de langst voelbare.
Een voorbeeld uit de praktijk
Neem een groothandel met vijftien medewerkers. Bij een storing staat vrijwel iedereen stil. Personeelskosten: ongeveer zeshonderd euro per uur. Gemiste orders op een gemiddelde dag: schat vierhonderd euro per uur. Herstel door specialisten: duizend euro voor een halve dag.
Bij een storing van zes uur komt u dan op ruim zevenduizend euro. Eén zo'n dag betaalt een jaar aan goed beheer, een back-upverbinding en een geteste back-upomgeving ruimschoots terug.
Wat u met dit getal doet
Gebruik het niet om uzelf bang te maken, maar om te prioriteren. Als een uur storing u vijfhonderd euro kost, dan is een maatregel van vijftig euro per maand die de kans op storing halveert, een verstandige investering. Kost een uur u vijftig euro, dan ligt dat anders.
Dat is precies de afweging die wij met klanten maken. Wij verkopen geen redundantie die u niet nodig heeft, maar wij willen wel dat u de rekensom kent voordat u besluit.
Reken uw eigen uurtarief bij uitval uit
- Aantal medewerkers dat stilvalt maal de kosten per uur, inclusief werkgeverslasten.
- Gemiddelde omzet per uur op een normale werkdag, en welk deel daarvan wegvalt.
- Geschatte herstelkosten per incident, inclusief externe hulp.
- Overwerk om de achterstand later in te halen.
- Uw eigen inschatting van klantverlies bij een storing van een halve dag.