Microsoft 365 Copilot is de AI-assistent die is ingebouwd in Word, Excel, Outlook, Teams en PowerPoint. De belofte is aantrekkelijk: uw eigen bedrijfsdocumenten en e-mails worden de context waarmee de assistent werkt. Geen losse chatbot dus, maar iets dat uw agenda, uw mailbox en uw SharePoint kent.
De prijs is echter geen kleinigheid, zeker niet bovenop de licenties die u al betaalt. De vraag is dus niet of het indrukwekkend is, maar of het uw geld waard is. Wij zetten de praktijk op een rij.
Wat kost het precies?
Copilot komt bovenop uw bestaande Microsoft 365-abonnement en kost als richtprijs ongeveer dertig euro per gebruiker per maand. Voor een bedrijf met vijftien medewerkers die het allemaal krijgen, praat u dus over enkele duizenden euro's per jaar extra. Dat is geen bedrag dat u er even bij doet.
Belangrijk detail: u hoeft het niet voor iedereen af te nemen. Een monteur die vooral in de bus zit heeft er weinig aan; een accountmanager die dagelijks veertig mails en drie vergaderingen verwerkt des te meer.
Waar het in de praktijk het beste werkt
De sterkste toepassing is verrassend genoeg niet het schrijven van teksten, maar het samenvatten en terugvinden. Wie een vergadering mist, krijgt binnen een minuut de kern plus de actiepunten. Wie terugkomt van vakantie laat de mailbox samenvatten in plaats van vierhonderd berichten doorlopen.
Sterk in de dagelijkse praktijk
- Teams-vergaderingen samenvatten met besluiten en actiepunten per persoon.
- Lange e-mailwisselingen terugbrengen tot de kern en een concept-antwoord voorstellen.
- Informatie terugvinden in uw eigen SharePoint zonder te weten in welke map het staat.
- Een ruwe opzet maken voor een presentatie of rapport op basis van bestaande documenten.
Waar het tegenvalt
Excel is de grootste teleurstelling voor veel gebruikers. De verwachting is een assistent die complexe modellen bouwt; de realiteit is dat het vooral goed werkt op nette, opgemaakte tabellen. Wie werkt met gegroeide werkbladen vol samengevoegde cellen en handmatige aantekeningen, haalt er weinig uit.
Daarnaast geldt: de kwaliteit van de antwoorden staat of valt met de ordening van uw bestanden. Staat alles kriskras in persoonlijke OneDrive-mappen en oude netwerkschijven, dan kan Copilot er weinig mee. Bedrijven die hun documentbeheer op orde hebben, halen er veel meer uit.
Het punt dat vaak wordt vergeten: rechten
Copilot toont een medewerker alles waartoe die medewerker al toegang heeft. Dat klinkt logisch, maar het legt genadeloos bloot dat toegangsrechten bij veel bedrijven te ruim staan. Waar niemand ooit in de map "Directie" keek omdat je hem moest weten te vinden, vraagt een medewerker nu simpelweg wat de salarissen zijn en krijgt antwoord.
Voordat u Copilot uitrolt, moet u dus uw rechtenstructuur opschonen. Dat is geen bijzaak; het is de belangrijkste voorbereiding. Wij doen deze controle standaard voordat een klant overstapt.
Ons advies
Neem het niet bedrijfsbreed, maar voor de vijf tot tien mensen met de meeste vergaderingen en e-mail. Ruim eerst uw rechten en mappenstructuur op. Meet na drie maanden of die mensen daadwerkelijk tijd besparen. Doen ze dat, dan is de terugverdientijd bij een uur per week ruimschoots positief.
Voorbereiding voordat u Copilot aanzet
- Controleer wie toegang heeft tot welke SharePoint-sites en mappen, en schoon te ruime rechten op.
- Zorg dat bedrijfsdocumenten in SharePoint of Teams staan, niet op lokale schijven.
- Kies bewust wie een licentie krijgt in plaats van iedereen tegelijk.
- Plan een korte instructie, want zonder uitleg blijft het gebruik hangen op "schrijf een mail".
- Spreek af wie het resultaat controleert voordat het naar buiten gaat.