ICT-beheer betekent dat iemand verantwoordelijk is voor de computers, het netwerk, de software en de gegevens van uw bedrijf. Dat kan een eigen medewerker zijn, maar bij kleinere bedrijven is het vaak een externe partij.
Wat er precies onder valt, verschilt per aanbieder. Het helpt om te weten welke onderdelen er normaal bij horen en waar u op moet letten voordat u tekent.
Wat doet een ICT-beheerder?
Het werk bestaat uit dagelijks onderhoud en het oplossen van problemen. Meestal valt het onder een van deze onderdelen.
Taken in het dagelijks beheer
- Updates van Windows, Microsoft 365 en andere software installeren.
- Apparaten voor nieuwe medewerkers inrichten en die van vertrekkende medewerkers opruimen.
- Medewerkers helpen bij storingen en vragen via een servicedesk.
- Beveiliging bijhouden: virusbescherming, firewall en toegangsrechten.
- Back-ups regelen en controleren of ze ook echt terug te zetten zijn.
- Netwerk, WiFi, printers en telefonie draaiend houden.
- Licenties en abonnementen bijhouden.
Proactief of reactief beheer
Bij reactief beheer belt u als er iets stuk is en wordt het dan opgelost, meestal per uur gefactureerd. Bij proactief beheer worden systemen bewaakt en onderhouden, zodat veel problemen zijn opgelost voordat uw medewerkers ze merken.
Reactief beheer kan genoeg zijn voor een klein bedrijf dat weinig van ICT afhankelijk is. Hangt uw dagelijkse werk aan systemen die niet mogen uitvallen, dan is proactief beheer meestal de betere keuze. Het heeft ook het voordeel dat de kosten vooraf bekend zijn.
Hoe wordt ICT-beheer afgerekend?
Er zijn grofweg drie manieren. Vaak ziet u een combinatie.
Veelvoorkomende prijsmodellen
- Een vast bedrag per gebruiker of werkplek per maand, meestal inclusief servicedesk en onderhoud.
- Een uurtarief: u betaalt voor de tijd die een klus kost.
- Een basisbedrag per maand, met projecten zoals een verhuizing of nieuw netwerk apart gefactureerd.
Wat u aan een aanbieder kunt vragen
Twee offertes met dezelfde prijs kunnen verschillende dingen bevatten. Met deze vragen maakt u ze vergelijkbaar.
Vragen voor u tekent
- Welke reactietijden gelden en op welke uren is iemand bereikbaar?
- Wat zit er wel en niet in de prijs? Denk aan hardware, licenties en projecten.
- Wat is de contractduur en de opzegtermijn?
- Op wiens naam staan de beheerrechten, licenties en documentatie als u later overstapt?
- Hoe vaak wordt een back-up teruggezet om te testen of het werkt?
- Wie is uw vaste aanspreekpunt?
Wanneer is een eigen ICT-medewerker beter?
Heeft u veel maatwerksoftware of een groot aantal werkplekken op één locatie, dan kan een eigen ICT-medewerker zinvol zijn, vaak aangevuld met een externe partij voor beveiliging en voor vakantie en ziekte.
Bij kleinere bedrijven is een eigen fulltime beheerder zelden nodig. Bovendien is het kwetsbaar als één persoon alle kennis heeft: valt die uit of vertrekt die, dan staat er niemand achter.
Uw eigen ICT-beheer op orde
- Er is één aanspreekpunt voor storingen en vragen.
- U weet wat er wel en niet in de prijs zit.
- Beheerwachtwoorden en licenties staan op naam van uw bedrijf.
- Er is een overzicht van apparaten en abonnementen.
- Back-ups worden regelmatig getest.